Los que formamos parte del software de gestión de clínicas, Nubimed ®, estamos convencidos de que hemos creado un producto extraordinario. Un programa para centros médicos cuyo uso es sencillo e intuitivo, que no falla y que hace la vida más fácil a nuestros clientes que trabajan en una clínica. Sin embargo, desde hace algún tiempo nos hacemos la siguiente pregunta ¿Que beneficios comporta Nubimed ®?, ¿es posible ahorrar en la gestión de tu centro médico? Aunque hemos hablado en anteriores ocasiones sobre ello, pero nunca hemos podido cuantificarlo económicamente
Coste del programa para centros médicos, gestión tradicional vs Nubimed ®
Es complicado calcular estos costes y hacerlos de forma genérica, por ello vamos a suponer que tenemos una clínica pequeñita, con dos doctores, Matias y Pedro. A nuestra clínica. Además en nuestra clínica trabaja Conchita, nuestra dicharachera recepcionista que cobra la friolera de 8€/hora. Nuestros doctores cobrarán cada uno 20€/hora. Nuestro amigo Juan que nos lleva la contabilidad la mar de bien y nos sale por 18€/hora. Con todos estos datos vamos a empezar con la jornada.
Nada mas llegar a tu centro médico…
Conchita debe llamar a todos los pacientes para recordarles que tienen una cita. Contando a que dedicará 5 minutos a cada paciente y tenemos 20, nos salen 100 minutos para esta tarea, traducido a su precio hora, tenemos la bonita cifra de 266€/mes. Lógicamente podríamos pensar que ese dinero va en el sueldo…, es cierto, pero pensemos también en el coste de oportunidad de realizar otras tareas como marketing o atención en la clínica. Gracias al programa para centros médicos Nubimed, si tenemos activado nuestro recordatorio por mail, esto no computará ningún coste y se realizará de forma automática. Si ademas queremos utilizar el servicio de avisos por SMS (8cent/sms) en nuestro calculo anterior podríamos imputar un coste de 32€/mes. Esto conlleva un 88% de ahorro respecto al modelo tradicional.
Mientras tanto en la consulta…
Consideremos que con el modelo tradicional el doctor debe buscar la ficha del paciente. Supongamos que pierde 2 minutos en encontrar la ficha en papel y verificar si tiene alguna alerta (enfermedades, alergias…), al cabo de un mes esto representa 182€ en perdida de productividad por parte del doctor. Gracias al software de gestión de clínicas, Nubimed ®, puedes ir directamente desde la cita a la ficha del paciente y con un rápido vistazo tendrás a tu alcance todos los datos y alertas que debes tener en cuenta para realizar tu trabajo. El tiempo que estimamos en realizar esta acción es de 10 segundos, por lo tanto 20€/mes.
Cuando le paciente sale de la consulta, el doctor no debe dar ningún tipo de instrucción a Conchita de cuanto debe abonar el paciente. Conchita sabe que el doctor a completado el tratamiento y por lo tanto puede proceder a cobrar al paciente. Volvemos a calcular el coste por oportunidad y tenemos que si esta comunicación dura 2 minutos, al día representan 40 minutos. Esos 40 minutos diarios se podrían transformar en 40 pacientes más al mes. Por lo tanto, en este caso estamos en un coste por oportunidad de 1200 €/mes.
El planeta nos lo agradecerá
El coste en papel no es representativo para la clínica, pero si lo es para el medio ambiente. Con el método tradicional solemos emplear los siguientes documentos:
- Antecedentes del paciente
- Firma de los consentimientos
- Firma de la LOPD
- 2 presupuestos
- Recibo
- Factura
- Historial clínico
Si usamos nueve documentos por paciente y cada documento se traduce en un folio A4, tenemos 3600 folios al mes, lo que corresponde a 21€/mes. No es mucho, pero veamos que hacemos con nuestros arboles. Si usamos papel del bueno (A4 80gr), tenemos que en un año gastamos 34Kg de papel, lo que nos da medio árbol al año, solo para nuestra clínica. Quizás no sea un árbol muy grande (76Kg), pero un árbol al fin y al cabo.
El dia termina…
Cada día Conchita cierra la caja antes de irse. Eso le lleva unos 40 minutos si no ha sido muy organizada durante todo el día. Al mes representa 266€ en conste por oportunidad. Con Nubimed ® podemos cerrar la caja en 2 minutos y eso supone 6€/mes.
…y a final de mes
Cuando llega final de mes tenemos muchas tareas burocráticas que realizar, cierres mensuales, revisar cobros, facturas y gastos con el contable. Si hemos de pagarle para que Juan venga a la clínica nos constará 104€. Además debemos tener en cuenta que el doctor estará duplicando su tiempo para poder atender a los pacientes. Con el programa para centros médicos Nubimed serán necesarios unos 10 minutos para obtener los distintos informes y el coste de Juan lo reduciremos a 1,8€.
No hemos tenido en cuenta para estos cálculos los costes que supondrían tener que realizar facturas para cobrar a las mutuas. Estas mutuas acostumbran a pagar el tratamiento que se realizo un paciente de forma mensual. Además hemos considerado que nuestros doctores trabajan como empleados fijos de la clínica pero en ocasiones no es así. Un doctor puede venir de forma puntual a realizar una intervención y cobrar un porcentaje por ello, liquidaciones a profesionales. Si realizáramos todas esas liquidaciones la cantidad de tiempo que perderíamos seria importante.
Conclusiones
Podríamos seguir analizando los distintos flujos de trabajo, pero para finalizar solo debemos tener en cuenta que en una aplicación tradicional es frecuente que el sistema deje de funcionar por diversos motivos (virus, caídas de red, fallos en los ordenadores…). El software de gestión de clínicas, Nubimed ®, lleva funcionando desde hace 4 años y con un ratio del 99,98% del tiempo ha estado operativa. Ahora os mostramos un cuadro a modo de resumen.
| Flujo | Coste (h.) | Coste € | Coste op. (h.) | Coste (h.) | Coste € |
| Recordatorio de citas | 33 | 266 | 33 | 0 | 32 |
| Paso del paciente a consulta | 13 | 182 | 13 | 1 | 20 |
| Paso del paciente a recepción para cobrar (Administrativo + Doctor) | 26 | 264 | 26 | 0 | 0 |
| Cierre diario | 13 | 266 | 130,6 | 0.2 | 5.4 |
| Cierre mensual (Administrativo+Contable) | 8 | 104 | 4 | 0.16 | 1.8 |
| Papel | 21 | 0 | |||
| Total | 93 | 1203 | 89 | 1.16 | 59.2 |
Si añadimos al coste total de 59,2 los 49€ que nos costaría Nubimed ®, tenemos que la mejora aplicación para gestionar una clínica nos supone un coste de 108€ frente a los 1203€, eso significa que el software de gestión de clínicas, Nubimed ®, es 11 veces más barato que un sistema de escritorio o tradicional. Evidentemente al final no solo tenemos que medir horas o euros, quizás este razonamiento permite descubrir que el trabajo organizado y bien distribuido permite no solo ahorrar costes sino emplear de forma correcta nuestro tiempo y quizás poder llegar antes a casa.
