La gestión de stock de una clínica médica es clave a la hora de cuadrar tus presupuestos. Se trata de unas acciones que se han de realizar regularmente y resultan completamente necesarias para poder dar servicio a los pacientes.

Unas decisiones de esta importancia, por lo tanto, no se pueden dejar a la improvisación. Así que, a continuación, te resumimos cómo hay que organizar el capítulo de compras en un centro médico.

La importancia del stock de una clínica en su presupuesto

Cuando las compras de productos para atender a los pacientes se van acumulando, se generan unos sobrantes que no van a asignarse al uso más o menos cercano en el tiempo. Estos artículos, que van a ser concentrados en un almacén, forman el que conocemos como stock de la clínica.

Si bien disponer de cierto stock es necesario, ya que hay que reponer los productos de uso común que se van gastando, que este crezca de forma descontrolada no es positivo para el centro médico. En primer lugar, debido a que se estarán dilapidando los recursos económicos de la empresa inútilmente. Ten en cuenta que no interesa tener numerosos materiales acumulando polvo en las dependencias de la clínica. De este modo, no solo podrían estropearse o caducar los que no vayan a ser utilizados los próximos tiempos, sino que su compra también supondría un gasto prescindible. Un desembolso que se podría haber invertido en otros menesteres más urgentes para la clínica. Por ejemplo, en una reforma de las instalaciones o la contratación de personal de asistencia. Además, tampoco te conviene que estos materiales ocupen demasiado espacio en los almacenes, puesto que estos podrían rebosar, lo que perjudicaría su función contenedora y tu margen de maniobra por ellos.

Por consiguiente, es preciso arbitrar protocolos de gestión de stock de una clínica. Nos referimos a pautas y normas que permitan regularizar todas las acciones que tienen que ver con su organización. En este sentido, resulta fundamental capacitar a la plantilla para que los empleados trabajen de manera coordinada en optimizar las funciones relacionadas con el stock. Sin duda, este modo de proceder va a implicar una rebaja de los costes. De todas maneras, la posibilidad de formar a la plantilla en el manejo del stock también va a depender de si existe disposición de medios humanos y técnicos para ello. En un gran número de clínicas, por razones económicas que impiden poder permitirse otra alternativa, son los mismos doctores y no otra clase de personal auxiliar quienes se tienen que encargar de comprobar las necesidades del stock y realizar los pedidos a los proveedores.

A grandes rasgos, la principal premisa para lograr un funcionamiento eficaz del stock pasa por vincular las compras al empleo de materiales y productos necesarios para llevar a cabo las tareas propias de la clínica. En este aspecto, es imprescindible, para no tener que verse obligado a interrumpir el servicio, contar con un mínimo de artículos de reposición. Pero tampoco interesa acopiar una cantidad de productos almacenados que solo provoque gastos y trabajos innecesarios.

En la mayoría de las clínicas se considera que aumentar el volumen de negocio es la única vía de conseguir beneficios, pero hemos de valorar que optimizar los gastos corrientes (los que vamos a tener todos los meses) también supone una alternativa para mejorar las cuentas de resultados.

Un software como instrumento de gestión de stock de una clínica

Existen estudios que han constatado que numerosas organizaciones de los stocks se siguen realizando con papel y lápiz. Sin lugar a dudas, la gestión de stock de una clínica es una de las tareas en las que más oportuna se hace la transformación digital.

Excel es el programa informático más presente a la hora de llevar a cabo estos trámites, pero quienes disponen de un software de gestión saben que informatizar estos datos contribuye a optimizar el stock. Y es que el manejo de la información que brindan estos programas posibilita prever las necesidades de productos de temporada en función de experiencias previas.

Al fin y al cabo, se trata de perfeccionar el conocimiento de los pacientes que ya tienen quienes se encargan de la clínica. De esta forma, tendrán siempre disponibles los productos que requieran para sus atenciones. Asimismo, se estandarizarán todas las acciones que haya que realizar en los almacenes (etiquetado, inventariado…). No solo se rentabilizarán los costes, sino que también mejorará la impresión que proporcionará esta estancia.

Por otro lado, el seguimiento de estos protocolos también resultará beneficioso en la relación con los suministradores. Se establecerá una relación más segura y fiable, por lo que podrán ser contemplados como aliados o partners. Asimismo, el registro de todos los movimientos de entrada y salida que permiten estas herramientas informáticas favorecerá el pertinente control.

En definitiva, te recordamos que una correcta gestión de stock de una clínica te otorgará beneficios tanto económicos como operativos. Pide una demostración online.