Una clínica siempre tiene un almacén que gestionar. Este almacén, generalmente, contiene todo el material que la clínica consume durante su actividad. Por otro lado, también es común que parte de la actividad económica de una clínica sea la venta de productos. Nubimed dispone de un módulo especializado en la gestión de inventario que permite controlar el stock disponible en la clínica de una forma rápida y cómoda.
La gestión de stock de una clínica médica es clave a la hora de cuadrar tus presupuestos. Se trata de unas acciones que se han de realizar regularmente y resultan completamente necesarias para poder dar servicio a los pacientes.
Unas decisiones de esta importancia, por lo tanto, no se pueden dejar a la improvisación. Así que, a continuación, te resumimos cómo hay que organizar el capítulo de compras en un centro médico.
Configuración de productos
El primer paso para poder llevar a cabo la gestión de inventario en nuestra clínica con el software Nubimed consiste en configurar los artículos que forman parte de nuestro almacén. Deberemos configurar:
- Los productos que consumimos durante nuestra actividad diaria.
- Los artículos que vendemos a nuestros pacientes, como parte de nuestra actividad económica.
Para cada una de estos artículos podremos configurar una serie de propiedades:
- Tipo de producto. Cada clínica puede clasificar los productos de su inventario como desee. Por ejemplo, a muchas clínicas les gusta clasificar su inventario por la especialidad bajo la que se usa cada producto.
- Tipo de unidades. Cada artículo puede gestionarse con distintos formatos, por ejemplo, caja de 1000 unidades, envase de 1 litro, etc.
- Unidades mínimas. Cantidad de unidades por debajo de la cual deseamos que el software emita una aviso para que podamos realizar la compra de producto.
- Días de caducidad mínimos. Cantidad de días previos a la caducidad de un producto antes de que el sistema emita un aviso sobre la necesidad de sustituir el artículo.
- Proveedores. Para cada artículo es posible configurar los distintos proveedores con los que trabaja la clínica, así como el importe de compra del producto.
Gestión de inventario
Una vez completada la configuración, podremos comenzar a dar de alta el stock disponible que tenemos de cada producto en la clínica. Para cada artículo completaremos la siguiente información:
- Ubicación. Muchas clínicas disponen de diferentes ubicaciones donde almacenan su material. Estas ubicaciones pueden ser configuradas libremente para la clínica y después asignadas a cada artículo.
- Fecha de caducidad. En caso de que el producto deba ser controlado por su fecha de caducidad.
- Unidades disponibles.
Mantener actualizada esta información supondrá realizar de forma periódica una revisión del stock disponible, actualizando estas cantidades en el módulo de gestión de inventario. Esta actualización es sencilla, ya que cada cantidad puede ser modificada con un solo click.
El software de clínica Nubimed clasificará de forma automática cada artículo en función de la cantidad de stock disponible y de su fecha de caducidad:
- Stock disponible:
- Stock suficiente – El stock disponible es superior a las unidades mínimas configuradas por la clínica.
- Stock crítico – El stock disponible es inferior a las unidades mínimas configuradas por la clínica.
- Sin stock – El stock disponible es cero.
- Fecha de caducidad:
- Sin riesgo – La fecha de caducidad esta por encima del número de días mínimos configurados por la clínica.
- Próximamente – La fecha de caducidad esta por debajo del número de días mínimos configurados por la clínica.
- Caducado – La fecha de caducidad del producto ha sido superada. Este producto no será contabilizado dentro del stock disponible en el almacén.
Mediante estas clasificaciones el encargado de la gestión de inventario de la clínica podrá generar de forma fácil el pedido para aprovisionar de material. Deberá seleccionar todos los productos del inventario en estado de stock crítico o fuera de stock y realizar con ellos el pedido a los proveedores correspondientes.
Evolución constante
Este módulo para la gestión de inventario continuará evolucionando en los próximos meses para incorporar algunas características adicionales. Puedes iniciar una prueba gratuita de nuestro software de gestión de clínicas de forma inmediata mediante este formulario. También puedes conocer otras características de Nubimed con estos artículos.
La importancia del stock de una clínica en su presupuesto
Cuando las compras de productos para atender a los pacientes se van acumulando, se generan unos sobrantes que no van a asignarse al uso más o menos cercano en el tiempo. Estos artículos, que van a ser concentrados en un almacén, forman el que conocemos como stock de la clínica.
Si bien disponer de cierto stock es necesario, ya que hay que reponer los productos de uso común que se van gastando, que este crezca de forma descontrolada no es positivo para el centro médico. En primer lugar, debido a que se estarán dilapidando los recursos económicos de la empresa inútilmente. Ten en cuenta que no interesa tener numerosos materiales acumulando polvo en las dependencias de la clínica. De este modo, no solo podrían estropearse o caducar los que no vayan a ser utilizados los próximos tiempos, sino que su compra también supondría un gasto prescindible. Un desembolso que se podría haber invertido en otros menesteres más urgentes para la clínica. Por ejemplo, en una reforma de las instalaciones o la contratación de personal de asistencia. Además, tampoco te conviene que estos materiales ocupen demasiado espacio en los almacenes, puesto que estos podrían rebosar, lo que perjudicaría su función contenedora y tu margen de maniobra por ellos.
Por consiguiente, es preciso arbitrar protocolos de gestión de stock de una clínica. Nos referimos a pautas y normas que permitan regularizar todas las acciones que tienen que ver con su organización. En este sentido, resulta fundamental capacitar a la plantilla para que los empleados trabajen de manera coordinada en optimizar las funciones relacionadas con el stock. Sin duda, este modo de proceder va a implicar una rebaja de los costes. De todas maneras, la posibilidad de formar a la plantilla en el manejo del stock también va a depender de si existe disposición de medios humanos y técnicos para ello. En un gran número de clínicas, por razones económicas que impiden poder permitirse otra alternativa, son los mismos doctores y no otra clase de personal auxiliar quienes se tienen que encargar de comprobar las necesidades del stock y realizar los pedidos a los proveedores.
A grandes rasgos, la principal premisa para lograr un funcionamiento eficaz del stock pasa por vincular las compras al empleo de materiales y productos necesarios para llevar a cabo las tareas propias de la clínica. En este aspecto, es imprescindible, para no tener que verse obligado a interrumpir el servicio, contar con un mínimo de artículos de reposición. Pero tampoco interesa acopiar una cantidad de productos almacenados que solo provoque gastos y trabajos innecesarios.
En la mayoría de las clínicas se considera que aumentar el volumen de negocio es la única vía de conseguir beneficios, pero hemos de valorar que optimizar los gastos corrientes (los que vamos a tener todos los meses) también supone una alternativa para mejorar las cuentas de resultados.
Un software como instrumento de gestión de stock de una clínica
Existen estudios que han constatado que numerosas organizaciones de los stocks se siguen realizando con papel y lápiz. Sin lugar a dudas, la gestión de stock de una clínica es una de las tareas en las que más oportuna se hace la transformación digital.
Excel es el programa informático más presente a la hora de llevar a cabo estos trámites, pero quienes disponen de un software de gestión saben que informatizar estos datos contribuye a optimizar el stock. Y es que el manejo de la información que brindan estos programas posibilita prever las necesidades de productos de temporada en función de experiencias previas.
Al fin y al cabo, se trata de perfeccionar el conocimiento de los pacientes que ya tienen quienes se encargan de la clínica. De esta forma, tendrán siempre disponibles los productos que requieran para sus atenciones. Asimismo, se estandarizarán todas las acciones que haya que realizar en los almacenes (etiquetado, inventariado…). No solo se rentabilizarán los costes, sino que también mejorará la impresión que proporcionará esta estancia.
Por otro lado, el seguimiento de estos protocolos también resultará beneficioso en la relación con los suministradores. Se establecerá una relación más segura y fiable, por lo que podrán ser contemplados como aliados o partners. Asimismo, el registro de todos los movimientos de entrada y salida que permiten estas herramientas informáticas favorecerá el pertinente control.
En definitiva, te recordamos que una correcta gestión de stock de una clínica te otorgará beneficios tanto económicos como operativos. Pide una demostración online.
